Relancer ses clients
Vous avez exécuté une prestation, vous avez facturé votre client, Le règlement ou le solde tarde à arriver ? Que faire ?
Les retards de paiement sont fréquents et coûteux pour un télétravailleur. De plus, il est toujours délicat de relancer un client quand on n'en a pas beaucoup.
Mais passé un mois, vous devez vous occuper du suivi du règlement.
Les préventions contre les risques des impayés
De manière générale, afin de prévenir au maximum les risques d’impayés, quelques règles s’imposent :
Connaitre la qualité de vos clients :
Il faut pouvoir vérifier et connaître précisément les coordonnées et le nom de son client et vérifier si celui-ci a véritablement pignon sur rue. Le mieux est de commencer par vérifier l’existence de l’entreprise en faisant une recherche sur des sites internet société.com, manageo….
Mentions sur vos factures
Etablir des documents rigoureux (des conditions générales de ventes connus, un bon de commande chiffré, un bon de livraison signé, une facturation qui mentionne la date d'échéance de paiement)
Se faire payer au fur et à mesure
Si votre prestation doit s’effectuer sur plusieurs mois, demander à fractionner le règlement au fur et à mesure de l’avancement de votre travail.
Relancer ses clients de manière efficace
Malgré ces préventions, vous vous retrouvez dans la situation où vous devez relancer votre client. Partez toujours du principe que votre client est de bonne foi.
Relance téléphonique :
L’avantage de la relance par téléphone : elle est le moyen le plus économique et le plus rapide.
Cela permet aussi de déceler rapidement d'éventuelles difficultés (et de suspendre, le cas échéant, les prestations, jusqu'au paiement).
L’inconvénient est qu’il ne reste aucune trace écrite de la relance.
Le but de la relance téléphonique : Comprendre le non-paiement
Les raisons peuvent être diverses et vous devez en connaitre la raison. Le but de la relance téléphonique est de comprendre pourquoi celle-ci n’est toujours pas réglée. Le meilleur moyen est d’appeler votre client.
Oubli de la facture
Absorbé par son travail de dirigeant, il se peut que la facture se soit égarée. Vous aurez alors la possibilité de renvoyer la facture tout en précisant un nouveau délai de paiement.
Votre client n’est pas satisfait de la prestation, n’est pas d’accord sur la facturation
Vous pensiez avoir fait votre travail correctement mais votre client vous annonce qu’un certain nombre de points ne va pas et celui-ci vous les expose.
Dans ce cas là, si vous pensez que votre client a raison et pour le satisfaire entièrement, dites lui que vous allez corriger votre prestation le plus vite possible, faites un geste commercial, afin de rattraper votre non-qualité.
Votre client a un problème de trésorerie
Votre client peut être confronté à des problèmes de trésorerie. Cette situation est délicate, car vous devez comprendre les problèmes du client pour ne pas le perdre mais vous devez maintenir une certaine pression et lui demandez quand il pense pouvoir vous payer, et le relancez dès que la date est arrivée.
Sachez que les clients en difficulté payent d'abord les fournisseurs qui les ennuient le plus.
Votre client est de mauvaise foi
Malheureusement, il existe parfois des clients de mauvaise foi et en général, vous êtes presque totalement désarmé. En théorie vous avez la loi et les tribunaux. Mais pour de petites sommes, le coût des recours est disproportionné. Passez vite à autre chose, ne vous laissez pas envahir par le stress. Si par contre, les montants des sommes réclamés sont importantes, vous devez vous préparer à aller plus loin dans vos démarches.
Relance écrite :
Une fois votre relance téléphonique effectuée, et après l’échéance donnée au téléphone, si votre client ne vous a toujours pas réglé, passez à la phase dite de relance écrite.
Commencez la constitution de votre dossier de recouvrement par une première lettre de relance.
N’oubliez pas, dans cette phase, vous devez être méthodique car si vous ne le faites pas, cela passera pour une faiblesse et naturellement votre client en profitera. Plus vous prenez de temps pour réagir, plus il prendra du temps pour vous répondre.
Les niveaux de relance
D'une façon générale, respectez une logique sans faille, à chaque niveau de relance et soyez rigoureux. Les relances doivent être graduelles.
Adressez votre première lettre à l’échéance convenue par téléphone si l’appel est resté infructueux.
Si cela ne suffit pas, rédigez une seconde lettre plus ferme 15 jours après l’échéance. Basé sur la règle des 4C (Clarté, Concision, Concret et Courtoisie), ce message ira droit à l'essentiel.
Troisième relance écrite : 20 jours après l'échéance
Mise en demeure
Après ces trois lettres relances, votre client ne règle toujours pas votre facture. Vous lui adressez une mise en demeure en recommandé avec accusé de réception.
Cette mise en demeure peut aussi être faite par un acte d'huissier de justice (sommation de payer) , elle permet de faire céder le débiteur, ce qui peut avoir pour conséquence d'éviter une procédure souvent longue et coûteuse, et surtout d'apporter la preuve de la mauvaise foi du débiteur qui aura plus de difficultés à obtenir des délais de grâce de la part du juge.
Enfin, si votre mise en demeure n’aboutit pas, vous devez passer par une injonction de payer.
Injonction de payer
L'injonction de payer est une procédure judiciaire rapide, qui vous permet de contraindre votre client à honorer ses engagements. La requête est un acte daté et signé. Elle peut être rédigée sur papier libre ou à l'aide d'un formulaire.
- Cerfa n°12947*01 pour la juridiction de proximité, créance inférieure à 4000 euros
- Cerfa n°12948*01 pour le tribunal d'instance, créance supérieure à 4000 euros
- Cerfa n°12946*01 pour le Président du tribunal de commerce si votre client est un commerçant ou si votre créance est matérialisée par une lettre de change
La requête contient :
pour les personnes physiques, l'indication des noms, prénoms, profession, domicile, nationalité, date et lieu de naissance du demandeur,
l'indication des noms et domicile de la personne contre laquelle la demande est formée, ou, s'il s'agit d'une personne morale, de sa dénomination et de son siège social,
l'objet de la demande,
l'indication précise du montant de la somme réclamée avec le décompte des différents éléments de la créance et le fondement de celle-ci.
Elle est accompagnée de toutes les pièces justificatives prouvant le bien fondé de votre demande. Vous devez adresser votre demande au greffe de la juridiction compétente.
Important : Conserver, bien entendu, des copies des lettres de relance, les mails, toutes traces de vos demandes concernant la demande paiement de votre prestation à titre de preuves.
S'il estime la requête justifiée, le juge rend une "ordonnance portant injonction de payer" pour la somme qu'il retient. Dans un délai de 6 mois à compter de cette décision, vous devez en informer, par huissier de justice votre client.
Votre client dispose d’un mois, à compter de cette information par vous, pour contester l'ordonnance d'injonction, par voie d’opposition , auprès du tribunal qui l'a rendue.
Si votre client ne répond pas à l'injonction de payer à l'expiration du délai d’un mois, la décision devient définitive et vous avez alors un mois pour vous adresser au greffe du tribunal et demander au juge que l’ordonnance ait valeur de jugement.
Vous êtes ensuite autorisé à procéder aux différentes mesures d'exécution forcée par voie d’huissier de justice ( Les mesures d'exécution forcée comprennent la saisie-vente de meubles corporels, la saisie-attribution de créances, la saisie des droits incorporels, la saisie des rémunérations, la saisie-appréhension, la saisie immobilière).
