Dans la réalité du télétravail
Le travail à distance s'installe. Équipé d'un ordinateur portable, d'une clé 3G ou d'un Smartphone, l'employé mobile accède au système d'information de son entreprise à distance et en toute sécurité.
D'ici 2015, le télétravail devrait concerner un salarié sur deux, annonce le dernier rapport du Centre d'analyse stratégique. Le cadre juridique est posé avec un nouveau texte de loi adopté en juin dernier, et les technologies de l'information et de la communication (TIC) en fournissent les moyens.
De fait, pour la majorité des employés, le travail ne s'effectue plus seulement assis derrière son bureau, mais aussi d'une chambre d'hôtel, de chez un client, du hall de l'aéroport, du train ou de chez soi, avec les mêmes outils et dans le même environnement PC ou autre qu'entre les murs de l'entreprise. Et en toute sécurité. La couverture 3G, la multiplication des hotspots Wifi les webcams de plus en plus accessibles et de meilleure qualité, les applications de partage de documents ou de «webconferencing» facilitent le travail «où je veux, quand je veux!». Elles modifient les frontières entre l'entreprise, le monde extérieur et le domicile. Pas forcément de façon négative!
En permettant aux employés de travailler pendant le trajet qui les amène chez un prospect ou depuis leur domicile, si un de leurs enfants est malade, les technologies contribuent à améliorer leur productivité sans causer de stress supplémentaire. Ainsi, un salarié préférera terminer chez lui, au calme et à tête reposée, le rapport qu'il doit rendre le lendemain. Ou il profitera d'une heure de battement entre deux rendez-vous pour se connecter depuis un hotspot et lire ses e-mails.
Plusieurs façons de « télétravailler »
Le télétravail désigne trois façons de travailler :
le nomadisme de loin, le plus fréquent, à domicile et en télécentre.
Les atouts du télétravail varient selon les populations. Les travailleurs «nomades», ceux qui passent au moins 20% de leur temps en dehors de leur lieu de travail habituel, soit un jour sur cinq, sont passés maîtres dans l'art de jongler entre l'ordinateur portable, connecté à Internet depuis leur chambre d'hôtel ou chez un client, et leur Smartphone sur lequel arrivent leurs e-mails et autres SMS. Pour eux, les solutions de télétravail sont un plus indéniable. Où qu'ils se trouvent, ils accèdent aux mêmes applications et dans les mêmes conditions de cyber sécurité que s'ils étaient dans les locaux de l'entreprise, grâce au VPN (Virtual PrivateNetwork).
Cette solution consiste à créer un «tunnel» privé sur les réseaux publics pour connecter un ordinateur ou un Smartphone au système d'information de l'entreprise depuis l'extérieur. Un VPN assure le même niveau de sécurité de la communication que sur le réseau local de l'entreprise. A tout encore plus important pour les commerciaux. Dans le bureau d'un client, ils peuvent se connecter au système d'information de leur entreprise pour consulter la base de données et savoir si, par exemple, un article est disponible en stock en quantité suffisante. Ils peuvent faire un devis en ligne et vérifier l'encours du client. Cela se traduit par plus de ventes et une meilleure productivité. Cela peut aussi signifier plus de temps pour le commercial.
En effet, une fois rentré chez lui, il a moins de tâches administratives à accomplir avant d'avoir fini sa journée. Si son ordinateur est muni d'une webcam, il peut faire le point avec son directeur régional ou consulter un confrère sans forcément prendre sa voiture. Il perd moins de temps en déplacements. Pour les techniciens qui interviennent chez les clients, les outils de télétravail sont aussi précieux. En se connectant après une visite chez un client à l'aide d'une clé 3G sur son ordinateur portable ou via l'application installée sur son Smartphone, un employé peut remplir le formulaire de visite et lancer la procédure pour la mise à disposition de pièces de rechange, par exemple. Il peut prendre connaissance de son planning du lendemain, qui a été modifié par le centre d'appels en fonction des urgences. Et consulter l'état du trafic pour choisir l'itinéraire le plus rapide pour son prochain rendez-vous.
On estime qu'en France, un million d'heures sont perdues chaque jour dans les embouteillages. Mais ces outils induisent des changements profonds dans la façon de s'organiser et de travailler. Tous les employés n'y tiennent pas ou ne s'y adaptent pas. Ils se sentent isolés, perdent le lien avec leurs collègues, ne parviennent pas à s'organiser...
Les télécentres, partagés entre plusieurs entreprises, leur offrent des bureaux où ils peuvent retrouver leurs collègues d'une région, par exemple, à échéance régulière. Ils y disposent des mêmes outils que s'ils étaient dans l'entreprise. Cette solution n'exclut pas un accompagnement du changement, y compris pour le management. Celui-ci n'est pas toujours prêt à ne voir ses équipes qu'un ou deux jours par semaine. Si certains employés craignent de perdre du lien social, certains manageurs craignent de perdre le contrôle sur le travail de leurs équipes.
C'est l'une des principales explications au fait que seulement 8%des Français pratiquent le télétravail a lorsque la moyenne européenne est de 18%. Le manque de sécurité a longtemps été évoqué comme un frein au télétravail. Le risque de se faire voler son ordinateur ou d'être contaminé par un virus en accédant à Internet via une connexion publique limitait l'utilisation des outils technologiques en dehors de l'entreprise. Ce n'est plus le cas aujourd'hui. Des solutions existent à tous les niveaux: accès au système d'information, chiffrage des communications, authentification de la personne et de la machine qui se connectent, sauvegarde à échéance régulière des données de l'ordinateur «nomade», etc.
Mais ce qui donne sa chance aujourd'hui au télétravail est incontestablement sa dimension «développement durable» et sa contribution à la protection de l'environnement. Communiquer et travailler à distance réduit le nombre de réunions, de trajets domicile-travail ou d'impressions et de photocopies de dossiers que l'on emporte chez soi... Un salarié qui travaillerait deux jours par semaine de son domicile économiserait 800 tonnes de CO2 par an, ce qui correspond à une baisse de 10% du bilan carbone d'une personne.
Vers le développement de la téléprésence.
Pouvoir échanger avec son supérieur hiérarchique via une webcam plutôt que de parcourir une trentaine de kilomètres en voiture, pouvoir faire une audioconférence hebdomadaire avec son équipe sans que personne ne perde le temps du trajet ne sont que quelques exemples de ce que les solutions de travail à distance apportent. Ce sont des économies de carburant, des réductions d'émission de gaz à effet de serre et un gain de temps considérable pour tout le monde.
Là encore, les progrès technologiques apportent une solution efficace. Après la webcam et les systèmes d'audioconférence, les solutions de visioconférence sont devenues accessibles et le débit des réseaux permet maintenant d'assurer une image de qualité associée à du son et au partage de documents. De vraies réunions virtuelles... Les solutions de téléprésence, qui diffusent une image en taille réelle, vont faire franchir une nouvelle étape au travail à distance.
