29/04/2013 – Mis à jour : 03/05/2013 – Textes juridiques – Cotisations – Recouvrement

Frais professionnels – Télétravail dans le cadre d’une pandémie et prise en charge des frais de connexion internet (Rescrit social)

Organisme de recouvrement : Urssaf ; Date : 25/02/2010

1. Exposé de la situation

Une société envisage, en cas de pandémie grippale, d’avoir recours au télétravail. Elle a proposé des avenants aux contrats de travail de ses salariés. Ces derniers lui ont demandé si les frais d’abonnement téléphonique et Internet de type « box formule illimitée » pouvaient être considérés comme frais professionnels au prorata du temps de connexion à titre professionnel et sur présentation de justificatifs. La société précise que la souscription de ces offres d’abonnement est indépendante du télétravail qui se ferait dans le cadre exceptionnel de la pandémie grippale, les intéressés possédant déjà un tel abonnement pour leur usage personnel. Dans ces conditions, elle souhaite savoir si elle est tenue ou non de procéder au remboursement des abonnements « box formule illimitée » au prorata du temps de connexion à usage professionnel.

2. Rappel de la réglementation applicable

Il est précisé au préalable qu’il n’appartient pas à l’URSSAF de se prononcer sur les obligations qui incombent à l’employeur en matière d’indemnisation des frais générés par les conditions d’exercice de l’activité professionnelle. En effet, seuls les services de l’inspection du travail, qu’il convient au besoin de contacter, sont habilités à prendre position sur les questions relatives à la législation du travail. Cet aspect de la question doit être dissocié de la situation, au regard de la législation de la Sécurité sociale, de la prise en charge par l’employeur des frais exposés à titre professionnel. Selon l’article L.242-1 du Code de la sécurité sociale, les sommes versées en contrepartie ou à l’occasion du travail sont soumises à cotisations à l’exclusion des sommes représentatives de frais professionnels définis aux termes de l’article 2 de l’arrêté du 20 décembre 2002 modifié comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi du salarié et supportées par celui-ci au titre de l’accomplissement de ses missions. L’article 6 dudit arrêté énonce : « les frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé en situation de télétravail, régie par le contrat de travail ou par convention ou accord collectif, sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi sous réserve que les remboursements effectués par l’employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé ».

Ce texte identifie trois catégories de frais :

• les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel ;
• les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
• les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses.

La circulaire ministérielle n° 2003/07 du 7 janvier 2003, modifiée par la circulaire du 4 août 2005, après avoir rappelé la définition du télétravail détaille pour chacune des trois catégories de frais susvisées la nature des frais pouvant être indemnisés dans le cadre du télétravail et précise les modalités de leur évaluation. Ainsi, en ce qui concerne les frais d’abonnement téléphonique et Internet la circulaire précise qu’ils sont remboursables sur présentation de justificatifs. Lorsque l’employeur ne peut justifier de façon probante le temps de connexion consacré à la réalisation de travaux professionnels la circulaire admet concernant l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (article 7 de l’arrêté) que la part professionnelle soit déterminée d’après la déclaration faite par le salarié évaluant le nombre d’heures à usage strictement professionnel, dans la limite de 50 % de l’usage total. Le télétravail étant une forme d’organisation ou de réalisation du travail utilisant les technologies de l’information, cette modalité d’évaluation trouve à s’appliquer dans ce cadre en l’absence de justificatifs établissant de façon certaine le nombre d’heures de connexion à des fins professionnelles.

3. Décision

Par suite, si la société est en mesure de justifier de façon certaine du nombre d’heures de connexion consacré à l’exercice de leur activité professionnelle par ses salariés en situation de télétravail, la prise en charge par ses soins du coût de l’abonnement au prorata du temps de connexion lié à l’usage professionnel pourra être exclue des assiettes sociales quel que soit ce temps professionnel. Dans le cas où l’évaluation de l’utilisation professionnelle des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ne reposerait que sur une simple déclaration des salariés, elle ne pourra être retenue en franchise de charges sociales que dans la limite maximale de 50 % du nombre d’heures d’usage total.